Checklist d’embauche : toutes les formalités, de la promesse au premier trimestre

Une embauche ne se limite pas à un contrat signé. Entre la promesse et la fin de la période d’essai, une quinzaine de formalités s’enchaînent, et leur oubli est la première source de redressement lors d’un contrôle. Voici la liste complète, à cocher au fur et à mesure.

À retenir

L’essentiel en 30 secondes

Une embauche ne se limite pas à un contrat signé.

• CDD : Oui, transmis dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche
• Délai observé : 5 à 7 semaines entre le brief de poste et la signature, quand la décision côté entreprise reste rapide.
• Méthode : multidiffusion de l’annonce chez des jobboards partenaires, puis sourcing direct et nominatif — 80 à 90 % de mes recrutements viennent de là.
• Zone couverte : Bretagne, Pays de la Loire, Normandie et France entière pour les profils rares.
• Pour en parler : 06 88 72 73 98 — réponse sous 48 heures, échange gratuit et sans engagement.

Les formalités à ne jamais manquer

Ce qui fait rester un salarié, c’est son manager direct et sa visibilité à deux ans. Tout le reste arrive après.

La déclaration préalable à l’embauche

Elle doit être transmise à l’URSSAF — ou à la MSA pour le régime agricole — dans les huit jours qui précèdent l’embauche, et au plus tard avant la prise de poste. Elle regroupe plusieurs démarches : immatriculation de l’employeur si besoin, affiliation du salarié, demande de visite médicale, adhésion au service de santé au travail. Son absence est lourdement sanctionnée et constitue le fondement du délit de travail dissimulé.

Le registre unique du personnel

Obligatoire dès le premier salarié, il mentionne dans l’ordre chronologique d’embauche l’identité, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification et les dates d’entrée et de sortie. Il doit être tenu à disposition de l’inspection du travail. Les stagiaires y figurent dans une partie distincte.

La visite d’information et de prévention

Elle doit intervenir dans les trois mois suivant la prise de poste. Pour les postes à risques particuliers, un examen médical d’aptitude préalable à l’embauche est obligatoire, avant la prise de poste. Des délais spécifiques s’appliquent aux travailleurs de nuit, aux jeunes de moins de 18 ans et aux travailleurs handicapés.

La mutuelle et la prévoyance

La complémentaire santé collective doit être proposée à tout salarié, avec une prise en charge d’au moins 50 % par l’employeur. La prévoyance est obligatoire pour les cadres, avec une cotisation minimale à la charge de l’employeur sur la tranche 1, affectée en priorité au risque décès. Certaines conventions collectives étendent cette obligation à d’autres catégories.

Le contrat : quand l’écrit est obligatoire

Type de contrat	Écrit obligatoire ?
CDI à temps plein	Non en principe, mais indispensable en pratique — et exigé par la plupart des conventions collectives
CDD	Oui, transmis dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche
Temps partiel (CDI ou CDD)	Oui, avec la durée du travail et la répartition des horaires
Apprentissage et professionnalisation	Oui, avec formulaire dédié et transmission à l’OPCO
Intérim	Oui, contrat de mise à disposition et contrat de mission

Un CDD sans écrit transmis dans les délais est requalifié en CDI. Un temps partiel sans mention de la répartition des horaires est présumé à temps plein. Ce sont les deux erreurs les plus coûteuses.

Ce qu’il faut remettre au salarié

• Un exemplaire signé du contrat.
• La notice d’information de la mutuelle et de la prévoyance.
• Le règlement intérieur, obligatoire à partir de 50 salariés.
• Les informations sur la convention collective applicable et son lieu de consultation.
• Le document unique d’évaluation des risques, ou l’information sur les risques du poste et les mesures de prévention.
• Les consignes de sécurité et la formation sécurité au poste, obligatoire dès l’arrivée.

Les points de vigilance les plus fréquents

• Faire signer le contrat après la prise de poste : la période d’essai court dès le premier jour de travail effectif, et une clause signée après coup est contestable.
• Oublier que maladie, congés et absences suspendent la période d’essai et la prolongent d’autant.
• Ne pas vérifier l’autorisation de travail d’un ressortissant hors Union européenne : la vérification auprès de la préfecture est une obligation de l’employeur.
• Omettre la formation sécurité renforcée pour les postes à risques, y compris pour les intérimaires et les CDD.
• Négliger l’affiliation à la caisse de congés payés dans le BTP.

Et après ?

La fin de la période d’essai n’est pas la fin du processus. Une évaluation écrite, fondée sur les compétences réellement observées et sur la grille utilisée en entretien, sécurise la décision et sert de base au premier entretien annuel. Si vous rompez, respectez le délai de prévenance et notifiez par écrit daté.

Questions fréquentes

Peut-on faire travailler quelqu’un avant la DPAE ?

Non. La déclaration doit être effectuée avant la prise de poste. Une embauche non déclarée, même d’une journée, constitue du travail dissimulé.

Faut-il un livret d’accueil ?

Ce n’est pas une obligation légale, mais c’est l’outil le plus rentable de l’intégration : quelques pages à jour évitent des dizaines de questions et donnent une image professionnelle dès le premier jour.

Que se passe-t-il en cas de contrôle URSSAF ?

Les points systématiquement vérifiés sont la DPAE, le registre du personnel, les contrats écrits pour les CDD et temps partiels, les affiliations mutuelle et prévoyance, et la cohérence entre les bulletins de paie et la convention collective. Une checklist tenue à jour rend ce contrôle sans histoire.

Ces informations sont générales ; votre expert-comptable et votre conseil restent les interlocuteurs sur votre situation précise et votre convention collective.

Sources et observatoires de la filière

Pour vérifier les chiffres et suivre l’évolution du métier : France Travail – tensions de recrutement · INSEE – statistiques locales · Bretagne Développement Innovation.

Un poste à pourvoir ? 06 88 72 73 98 · sebastien.palmas@mercato-emploi.com · le guide complet de 30 pages, offert.

Sources, données et méthode

Les fourchettes, les délais et les niveaux de tension cités dans cet article viennent de trois sources que je croise en permanence : les recrutements que je mène moi-même dans le Grand Ouest, les offres et les rémunérations que je suis en continu sur ces métiers, et les échanges hebdomadaires avec les entreprises et les candidats des bassins concernés. Ils sont revus à chaque mise à jour de l’article.

Ce que ces repères ne sont pas

Ce ne sont ni des moyennes statistiques nationales, ni des minima conventionnels, ni des promesses. Un même intitulé de poste peut varier de 15 % d’une entreprise à l’autre selon le périmètre réel, l’autonomie attendue, l’astreinte, les déplacements et la taille de la structure. Ces chiffres servent à se situer avant de rédiger une offre ou d’entrer en négociation, pas à trancher un cas particulier.

Comment vérifier de votre côté

Comparez trois offres réelles publiées sur votre bassin pour le même intitulé, regardez la convention collective applicable à votre branche, et demandez à deux professionnels du métier ce qu’ils considèrent comme une fourchette correcte. Si votre grille interne s’écarte de plus de 10 % de ce que vous observez, le problème de recrutement vient de là, pas du marché.

Observatoires, institutions et sources publiques

• UIMM
• Observatoire de la métallurgie
• France Travail – métiers en tension
• DARES — études et données du ministère du Travail
• Service-public.fr — droit du travail et embauche
• Légifrance — textes et conventions collectives
• URSSAF — cotisations et coût du travail

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Salaire brut annuel du poste (€)Semaines déjà passées à chercherValeur produite par ce poste, par semaine (€)

15 615 €coût déjà supporté depuis le début de la recherche

1 952 €coût de chaque semaine supplémentaire

5 855 €économisé si le poste est pourvu en 3 semaines

Méthode : valeur non produite + surcharge reportée sur l’équipe (estimée à 35 % d’un salaire hebdomadaire chargé) + temps interne consacré à la recherche. Estimation indicative, à ajuster à votre organisation.

Article rédigé et vérifié par Sébastien Palmas, recruteur indépendant. Publié le 15 septembre 2026, dernière mise à jour le 16 septembre 2026. Les fourchettes et les délais cités sont des repères observés sur mes propres recrutements et sur les offres suivies dans le Grand Ouest : ce ne sont pas des moyennes statistiques nationales. Aucun lien de cet article n’est sponsorisé : les liens externes renvoient vers des sources publiques ou vers les sites des entreprises citées, sans contrepartie.